Projektziel & Briefing
Die Thomas Cook Travelgames waren ein mehrtaegiges internes Event, bei dem Mitarbeitende aus verschiedenen Laendern in Teamwettbewerben gegeneinander antraten. Fuer die Dokumentation wurde ein Eventfilm beauftragt, der Atmosphaere, Teamgeist und die Besonderheiten der Wettkampfdisziplinen einfaengt und das Format ueber die Grenzen des einzelnen Events hinaus sichtbar macht.
Das Briefing sah einen Film vor, der sowohl als Rueckblick fuer die Teilnehmenden als auch als Kommunikationsbaustein fuer zukuenftige Events funktionieren sollte. Der Ton: emotional, aber nicht kitschig, dynamisch, aber nicht hektisch. Ein Film, der das Gemeinschaftserlebnis ueber reine Ergebnisse stellt und auch Verlierer des Wettbewerbs wuerdigend einbindet.
Parallel sollten kurze Tagesrueckblicke produziert werden, die bereits waehrend des Events intern ausgespielt wurden. Diese schnelle Taktung erforderte eine ausgefeilte Schnittpipeline, die parallel zum laufenden Dreh funktionierte.
Deliverables & Umsetzung
Der Event fand an drei Tagen in einem Sport- und Tagungszentrum in Suedhessen statt. Die Crew umfasste acht Personen inklusive Regie, zwei Kameraoperator, Ton, Licht, Drohnenpilot, Cutter on Set und Produktionsleitung. Im Einsatz waren Sony FX6 und FX3, ergaenzt durch eine GoPro Hero Black fuer Action-Perspektiven in Wettkampfsituationen.
Fuer dynamische Szenen nutzten wir einen DJI RS 3 Pro Gimbal, waehrend eine DJI Mavic 3 Pro Luftaufnahmen der Outdoor-Wettkaempfe lieferte. Ein Cutter arbeitete direkt vor Ort in Premiere Pro, um taeglich ein Recap-Video zu produzieren, das abends beim Teilnehmer-Dinner gezeigt wurde. Diese direkte Rueckkopplung an die Teilnehmenden erhoehte die emotionale Bindung an das Event spuerbar.
Die finale Postproduktion fand in Frankfurt statt: Grading in DaVinci Resolve, Sounddesign in Pro Tools, Grafik-Layer in After Effects. Deliverables: Hauptfilm 4:00 Minuten, drei Tagesrueckblicke zwischen 1:30 und 2:00 Minuten, Social-Media-Cutdowns und eine englischsprachige Version.
Produktionskontext
Die Vorbereitung umfasste ein Scouting des Veranstaltungsortes sowie eine detaillierte Ablaufbesprechung mit dem Eventteam. Besonders wichtig war die Einsatzplanung der Kameraoperator, da parallel bis zu fuenf Disziplinen an unterschiedlichen Punkten des Gelaendes stattfanden. Ein farbcodierter Drehplan sorgte fuer Klarheit im Team und verhinderte Doppelbesetzungen.
Waehrend des Events galt es, flexibel auf unvorhergesehene Hoehepunkte zu reagieren: spontane Jubelszenen, unerwartete Sieger, emotionale Momente nach knappen Entscheidungen. Genau diese Szenen praegten am Ende den Film. Die enge Abstimmung zwischen Regie und Kameraoperator sorgte dafuer, dass solche Momente nicht verloren gingen.
Die Resonanz bei den Teilnehmenden war stark. Der Film wurde ueber interne Kanaele geteilt und generierte in den Folgemonaten rege Diskussionen. Fuer Thomas Cook entstand ein Kommunikationsbaustein, der Employer Branding und interne Mobilisierung gleichermassen unterstuetzt. Fuer uns ein Musterbeispiel gelungener Eventdokumentation mit filmischer Handschrift, die weit ueber klassische Mitschnittformate hinausgeht.
Event-Dokumentation & Teilnehmerbindung
Thomas Cook Travelgames war mehr als ein internes Event; es war ein Bindungsinstrument für Vertriebspartner und Reisebüros. Die Event-Dokumentation hatte daher den Auftrag, nicht nur Stimmung einzufangen, sondern konkrete Teilnehmermomente sichtbar zu machen. Mehrere Kamerateams arbeiteten parallel an Wettbewerbsstationen, Preisverleihungen und informellen Zonen, damit möglichst viele Gesichter im finalen Film vorkamen.
Diese breite Präsenz stärkte die Teilnehmerbindung spürbar. Wer sich selbst oder die eigene Agentur im Film wiederfand, teilte das Video anschließend in eigenen Kanälen und trug so organisch zur Reichweite bei. Thomas Cook nutzte die Dokumentation zudem im Einladungsprozess des Folgejahres: Ein kompakter Rückblick ersetzte klassische Einladungstexte und machte den Anreiz zur Teilnahme unmittelbar erfahrbar für neue Partner.
Für die technische Umsetzung wurde parallel ein Fotograf eingebunden, dessen Material Einladungsmailings, interne Newsletter und Präsentationen bespielte. Diese integrierte Medienproduktion vermied Doppeltermine vor Ort und reduzierte die Belastung der Teilnehmer durch Kamera-Präsenz. Thomas Cook profitierte von einer einzigen Produktionsinvestition, die gleichzeitig Bewegtbild, Fotografie und O-Ton-Interviews lieferte und so die gesamte Nachkommunikation des Travelgames-Events aus einer konsistenten visuellen Quelle bespielen konnte, inklusive späterer Geschäftsberichts-Beiträge.
Inhaltlich lieferte die Dokumentation zudem wertvolle Hinweise für die Eventplanung des Folgejahres. Szenen mit besonders starker Teilnehmerinteraktion wurden analysiert und bestimmten Programmpunkten zugeordnet, was dem Event-Management eine belastbare visuelle Basis für Formatentscheidungen gab, die weit über das Gefühl einzelner Organisatoren hinausreichte.
