Ausgangslage & Aufgabe
SAP beauftragte uns mit einer umfassenden Event-Dokumentation der SAP Sapphire in Madrid, eines der wichtigsten Kundenevents im europaeischen Enterprise-Tech-Kalender. Das Ziel: eine mehrteilige Contentserie, die Keynotes, Kundenstories, Partnerdialoge und die Atmosphaere vor Ort in verschiedene Formate ueberfuehrt und zeitnah ueber alle relevanten Kanaele ausgespielt werden kann.
Der Kunde benoetigte sowohl eine 90-Sekunden-Highlightversion fuer LinkedIn und die SAP-Plattform als auch einzelne thematische Shortcuts zu den Schwerpunkten Cloud ERP, Business AI und Nachhaltigkeit. Zusaetzlich sollte ein 4-Minuten-Recap fuer interne Sales-Kickoffs entstehen, der auch in regionalen Niederlassungen weltweit gezeigt wird.
Das Projektteam aus Walldorf wollte den Frankfurter Produktionsansatz, um europaeische Naehe und schnelle Turnaround-Zeiten sicherzustellen, insbesondere da der erste Cut innerhalb von 24 Stunden nach Eventende geliefert werden musste. Der produktionsseitige Workflow war deshalb fast genauso wichtig wie das finale Bild selbst.
Deliverables & Umsetzung
Wir reisten mit einer fuenfkoepfigen Crew nach Madrid: zwei Kameraleute, Ton, Producerin und Dailies-Editor, der bereits vor Ort die ersten Cuts vorbereitete. Zusaetzlich unterstuetzte ein lokaler Fixer in der Casa de Campo, wo die SAP Sapphire Europe ausgerichtet wurde, und koordinierte Presseakkreditierungen sowie Interviewraeume.
Als A-Kamera kam eine Sony FX9 mit Sony G Master Zooms zum Einsatz, als B-Kamera eine Sony FX6 mit DJI RS 4 Pro fuer bewegte Szenen auf der Showfloor. Drahtlose Tonabnahmen liefen ueber Wisycom MCR54 Empfaenger und DPA 6060 Lavaliers, was uns maximale Flexibilitaet in Interviewsituationen ermoeglichte. Ergaenzend sicherten wir den Saalmix ueber einen XLR-Multipin-Abgriff aus dem FOH der Hauptbuehne.
Die Post-Production wurde in einem Hybrid-Workflow organisiert: Dailies-Sync und Grobschnitt in Adobe Premiere Pro vor Ort, Feinschnitt und Grading in DaVinci Resolve nach Rueckkehr in Frankfurt. Motion Graphics und SAP-konforme Bauchbinden entstanden in After Effects, das Sounddesign in Pro Tools. Fuer die sichere Datenabwicklung nutzten wir verschluesselte LTO-Baender als Backup parallel zum Cloud-Upload.
Produktionskontext
Tech-Event-Dokumentationen auf Konzernniveau erfordern praezise Briefings, schnelle Freigabeprozesse und eine produktionstechnische Reserve fuer spontane Ergaenzungen. Waehrend der zweieinhalb Eventtage in Madrid drehten wir rund zwei Terabyte Material, das tagesaktuell nach Deutschland gespiegelt wurde, um dort parallel Feinschnitt und Ton zu finalisieren.
Die 90-Sekunden-Highlightversion wurde innerhalb von 26 Stunden nach Eventschluss ausgeliefert und erreichte auf LinkedIn ueber 180.000 organische Impressionen in den ersten 72 Stunden. Die Recap-Version wurde anschliessend in verschiedenen SAP-Sales-Teams weltweit eingesetzt und bildete die Basis fuer regionale Follow-up-Kampagnen in der DACH-Region und Suedeuropa.
Fuer uns als Filmproduktion im Rhein-Main-Gebiet zeigen Projekte wie die SAP Sapphire Madrid, wie stark europaeische Tech-Events auf schnelle, inhaltlich belastbare Bewegtbildkommunikation setzen und wie wichtig ein erfahrenes Eventteam mit internationalem Arbeitsstandard ist. Die Kombination aus schneller Entscheidungsfaehigkeit, technischer Redundanz und redaktioneller Praezision macht hier den Unterschied.
Ausspielung & Distribution des Event-Films
Die SAP Sapphire Doku aus Madrid wurde in einem engen Zeitfenster produziert: Drehschluss am Abend des zweiten Eventtags, Freigabe am Morgen danach, Upload noch waehrend der Abschluss-Keynote. Moeglich war das nur durch paralleles Arbeiten zweier Editoren und eine vorab abgestimmte Musik- und Grafikspur, sodass keine Lizenzklaerung den Versand blockiert hat.
Der fertige Film wurde zeitgleich ueber die SAP-eigenen Social-Kanaele, ueber LinkedIn-Profile der anwesenden Fuehrungskraefte und im internen Newsletter ausgespielt. So entstand ein Peak an Sichtbarkeit exakt im Moment der hoechsten organischen Aufmerksamkeit fuer die Veranstaltung – ein dramaturgischer Vorteil, den nur Near-Live-Produktionen bieten koennen.
Die Erfahrung aus Madrid hat unsere Live-Workflows spuerbar veraendert: Inzwischen plant unser Team bei Event-Dokus schon in der Angebotsphase einen dedizierten Assistant Editor im Hotel ein, der die Footage der jeweiligen Drehtage sofort sichtet und vorsortiert. So sinkt das Risiko knapper Deadlines merklich, und der Kunde kann sich auf verlaessliche Launchfenster verlassen.
Zusaetzlich werten wir bei Event-Dokumentationen inzwischen immer den Social-Peak der ersten 48 Stunden aus und leiten daraus Empfehlungen fuer die Ausspielstrategie der naechsten Veranstaltung ab, sodass Kundinnen und Kunden ueber Jahre hinweg an einem reproduzierbaren Wiederverwertungs-Playbook arbeiten koennen.
